Feedbackgespräche richtig vorbereiten und führen: Die Kraft von konkretem Feedback

Dein Erfolg als Führungskraft steht und fällt mit dem deines Teams. Deshalb ist es so wichtig, mit allen Teammitgliedern – also deinen Mitarbeiter*innen – regelmäßig in den Austausch zu gehen. Dafür nutzen die meisten Unternehmen sogenannte Feedbackgespräche – Gespräche mit Führungskräften und Mitarbeitenden, die mindestens einmal im Jahr stattfinden und bei denen meist unter vier Augen die Arbeit der jeweiligen Person beurteilt wird.

Doch während das Feedbackgespräch bei vielen einen schlechten Ruf hat, geht es dabei eigentlich um so viel mehr, als eine*n Mitarbeiter*in schlicht zu beurteilen. Ein Feedbackgespräch ist die wertvolle Möglichkeit, wirklich in den Austausch zu kommen. Sich, wie der Name schon sagt, wirklich Feedback zu geben und auch anzunehmen, respektvoll und wertschätzend zu kommunizieren, aktiv zuzuhören, gemeinsam zu reflektieren sowie neue Ziele, Meilensteine und Vorgehen zu definieren.

Damit auch du dir mit deinem Team dieses wertvolle Instrument zu nutzen machen kannst, widme ich diesen Artikel diesem Thema. Nachfolgend lernst du, wie ein gutes Feedbackgespräch ablaufen sollte, worauf du dabei achten darfst und wie es zu einem wirklichen Benefit für Dich, Deine Mitarbeiter*innen und Dein ganzes Unternehmen wird.

Warum Feedbackgespräche so wichtig sind

Wir sind uns doch einig, oder? Als Führungskraft bist du keine Einzelkämpferin auf weiter Flur, du führst eine Gruppe, im besten Falle eine Mannschaft an. Als gute Kapitänin stellst du deine Mitglieder gemäß deren Stärken auf, besprichst mit ihnen ihre jeweils individuellen Trainingspläne und nach dem Wettkampf analysierst du die Einzelleistungen – du gibst Feedback.

Der Zeitpunkt und die Zeitspanne für richtige und wichtige Rückmeldungen an deine Mitarbeiter*innen kommt auf die Aufgabe und die Situation an – sozusagen auf die Laufstrecken, die ihr gemeinsam absolviert.

Es gibt Kurzstrecken, für die der Start oft schon über Sieg oder Niederlage entscheidet und es gilt Langstrecken zu bestreiten. Nicht zu vergessen die Staffelwettbewerbe, die ihr nur gemeinsam als Team absolvieren könnt und wo es wichtig ist, die Schwächsten deines Teams strategisch so einzubinden, dass auch diese ihren Beitrag leisten können.

Es spielt keine Rolle, wie viele Mitarbeitende in deinem Team bzw. in deinem Unternehmen tätig sind – Feedbackgespräche sind immer sinnvoll und aus meiner Sicht auch ein Muss, übrigens auch bei regelmäßig für dich bzw. dein Unternehmen tätigen Freelancern oder Agenturen.

Wie würdest du nun als gute Trainerin nach einer Trainingseinheit oder einem Wettkampf Feedback geben? Versetze dich ruhig gedanklich in die Rolle hinein, stelle es dir bildlich vor. Hast du dir bereits im Laufe des Tages Notizen gemacht? Wie sprichst du die Einzelleistungen an, wie die Mannschaftsleistung? Mit welchen Worten wirst du deine Teammitglieder in den Feierabend entlassen?

Das Feedbackgespräch – Planung & Ablauf

Damit ein Feedbackgespräch auch wirklich zielführend ist und die einzelnen Gespräche auch über einen längeren Zeitraum sinnvoll ausgewertet und vergleichen werden können, sollten sie eine gewisse Regelmäßigkeit und einen festen Ablauf haben.

Die Häufigkeit von Feedbackgesprächen

In manchen Unternehmen findet ein Feedbackgespräch nach 3 Monaten, in manchen auch bereits nach 1 Monat statt. Das ist vor allem für Feedbackgespräche während der Probezeit sinnvoll. Anschließend reicht es, mindestens einmal jährlich (besser zweimal) ein Feedbackgespräch mit allen Mitarbeiter*innen und Führungskräften durchzuführen.

Je nach Unternehmensgröße führst du alle diese Gespräche oder du beschränkst dich auf deine Führungskräfte, die wiederum mit allen Mitarbeiter*innen aus ihren jeweiligen Teams sprechen.

Planung und Vorbereitung eines Feedbackgesprächs

Lade deine*n Gesprächspartner*in frühzeitig zu dem Feedbackgespräch ein, blocke den Termin im Kalender und sorge dafür, dass ihr euch ungestört unterhalten könnt. Teile deiner Mitarbeiterin bzw. deinem Mitarbeiter mit, worum es im Gespräch geht und welche Vorbereitung du dir erwartest:

• Wenn es bereits Ziele aus einem letzten Feedback Gespräch gibt: Abgleich der Zielerreichung
• Eigeneinschätzung: Was lief gut? Was ist verbesserungswürdig? Welche Ziele schlägt der/die Mitarbeitende selbst für die nächste Periode vor? Es sollten drei bis max. fünf, klar messbare Ziele benannt werden, dabei sollten quantitative, aber auch qualitative Ziele berücksichtigt werden. Welche Unterstützung wird benötigt?
• Einschätzung der Führungskraft an den/die Mitarbeiter*in: Was lief gut? Was ist verbesserungswürdig? Welche Unterstützung kann angeboten werden?
• Gemeinsame Abstimmung und Vereinbarung messbarer Ziele für die nächste Periode.
• Vereinbarung des nächsten Feedbackgesprächs und evtl. erforderlicher Zwischengespräche, um bei der Zielerreichung zu unterstützen.

Im Nachgang zum Feedbackgespräch sollten die vereinbarten Ziele unbedingt schriftlich und von beiden Seiten bestätigt werden.

Der Einstieg ins Feedbackgespräch – die Kraft positiver Wertschätzung

Egal, wie der Tag, das Quartal, das Geschäftsjahr ausgegangen ist, wertschätze jede einzelne Leistung und feiere Erfolge. Jede*r Einzelne aus deinem Team hat das für ihn oder sie in dieser Situation Bestmögliche gegeben.

Bitte vergiss das nie und erkenne das in jedem Gespräch an. Sprich es konkret aus und würdige es. Aber sei ehrlich dabei. Wenn es dir schwerfällt, etwas Positives an einer, aus deiner Sicht mittelmäßigen Leistung zu finden, dann schau bitte noch einmal genau hin. Schau auf das große Ganze UND auf die Details.

Vielleicht hatte er/sie immer Probleme mit der Software und gibt mittlerweile die meisten Aufträge fehlerfrei in das System ein? Konzentriere dich darauf. Erkläre, was genau du an Verbesserungen siehst und dann überlegt ihr gemeinsam, was an Unterstützung noch erforderlich ist, um die Auftragserfassung zu einer „sicheren Bank“ zu machen.

Ein anderes Teammitglied hat immer die größten Schwierigkeiten, technische Zusammenhänge eurer Produkte wirklich zu verstehen? Aber er oder sie hat sich in seiner Freizeit hingesetzt und sich in die Materie eingearbeitet oder eigenständig in der Technikabteilung nach Hilfe gefragt. Es ist jetzt deine Aufgabe zu kommunizieren, dass du genau diese Punkte siehst und wertschätzt.

Die Bewertung der Ziele – hier bedeutet SMART nachhaltig

Der nächste Abschnitt des Feedbackgesprächs wird sehr sachlich. Benenne noch einmal detailliert, wann genau ihr gemeinsam welche konkreten Ziele abgestimmt habt. Wie du nachhaltige und überprüfbare Ziele definierst, erfährst du in diesem Blogartikel. Jetzt stelle diese vor einiger Zeit definierten Ziele den tatsächlich erreichten Zielen gegenüber.

Nun analysiert ihr gemeinsam, warum dein Teammitglied besser oder schlechter abgeschnitten hat als durch die Zielvereinbarung abgestimmt – oder besser gesagt, gewünscht. Gemeinsam bedeutet, dass du auch hier zuerst einmal fragst. Deine Einschätzung ist in deinem Kopf sicherlich schon fertig. Wichtig ist, dass du zuerst verstehst, welche Meinung dein*e Mitarbeiter*in hat. Stelle folgende Fragen:

• „Wie siehst du das heutige Ergebnis?“
• „Was ist dir gut gelungen, was weniger gut?“
• „Woran lag es deiner Meinung nach, dass dir etwas gut oder weniger gut gelungen ist?“
• „Was war beim letzten Mal, als es dir richtig gut gelungen ist, anders als heute?“

Frage nach, wenn du etwas nicht genau verstehst. Löse dich von Annahmen und konzentriere dich auf das, was dein Gegenüber sagt. Höre zu und dann sichere dich ab: „Verstehe ich das richtig, dass du denkst …?“ Und erst, wenn du sicher bist, dass du die Einschätzung deines/deiner Gesprächspartner*in (aus seiner bzw. ihrer Sicht) verstehst, erläuterst du ihm/ihr deine Analyse. Pass dabei auf, dass dein Gegenüber nicht sofort in Abwehr oder Rechtfertigungen verfällt, sondern dass er bzw. sie auch erst einmal zuhört und ggf. nachfragt.

Nun geht es um dich – denn ein gutes Team steht und fällt mit seiner Führung

Im nächsten Schritt des Gesprächs forderst du nun Feedback für dich als Führungskraft. Frage deine Teammitglieder, wie sie dich während der vergangenen Zeit seit dem letzten Feedbackgespräch wahrgenommen haben, ob deine Vorbereitung und deine Unterstützung während eurer gemeinsamen Arbeit das war, was sie gebraucht haben. Hat ihnen etwas gefehlt? Hätten sie sich etwas anderes gewünscht?

Die Kraft des richtigen Fragens ist sicherlich einen eigenen Blogartikel wert. Was wären hilfreiche Fragen, die du deinem Team stellen könntest? Und mit hilfreich meine ich keine (geschlossenen) Fragen, die deine Qualität als Führungskraft betonen und hervorheben sollen, sondern Fragen, die dir helfen, deine Mitarbeitenden noch besser auf dem Weg zu Erfolgen unterstützen zu können.

Denn nur, wenn dein Team Ziele erreicht und Erfolge feiert, die auch von außen wahrnehmbar sind, wirst du als Führungskraft die Anerkennung erhalten, die du dir wünschst und die dir dann zusteht. Und nur dann wird sich dein Unternehmen in Richtung Stabilität und Wachstum entwickeln. Dein Erfolg steht und fällt also mit dem Erfolg deines Teams.

Konkrete Maßnahmen – was braucht es?

Nun geht es um gezielte Maßnahmen. An welchen Punkten ganz konkret macht es nach deiner Analyse Sinn anzusetzen – sind grundlegende Schulungen erforderlich, fehlt es an Ressourcen, stimmt die organisatorische Struktur nicht oder kann das Team grundsätzlich oder in einigen Punkten seine Stärken noch nicht völlig ausleben? Stellt gemeinsam im Feedbackgespräch einen ggf. modifizierten Entwicklungsplan auf, definiert Meilensteine und überlegt euch, ob ihr die Ziele anpasst oder bestehen lasst.

Abschluss eines Feedbackgesprächs

Stelle am Ende des Gesprächs sicher, dass ihr beide die vereinbarten Ziele auf die gleiche Weise verstanden habt, und hole dir das Einverständnis deines Gegenübers ab. D.h. auch wenn ihr keine Einigkeit erzielt, muss deinem/deiner Gesprächspartner*in klar sein, was du von ihm/ihr in welcher Form bis wann erwartest. Lasse dir diese Zielvorgabe am besten noch einmal in eigenen Worten wiederholen. Und dann sei konsequent und bestehe auf Einhaltung der besprochenen Maßnahmen. Ergreife notfalls Konsequenzen.

Erhältst du selbst Feedback, verteidige und rechtfertige dich nicht. Höre zu und frage ggf. nach: „Verstehe ich dich richtig, dass du dir wünschst, dass ich mich so und so verhalte?“ Sei dankbar für die Wertschätzung und die Möglichkeit zum Austausch.

Es ist höflich und respektvoll, Feedback anzuhören. Es ist deine Entscheidung, ob du es annimmst. Genau so steht es deinem/deiner Mitarbeiter*in frei, ob er/sie dein Feedback annimmt. Wäge ab. Aber nutze die Chance, ggf. einzelne Aspekte anzunehmen, als wertvoll anzuerkennen und daran zu arbeiten.

Für wann vereinbarst du das nächste Feedbackgespräch?

Regelmäßige, ausführliche Gespräche sind zwar sinnvoll, aber auch kürzere Abstimmungen z. B. mit einem komprimierten Feedbackgespräch nach 1 Monat oder 3 Monaten bzw. nach der Erreichung definierter Meilensteine sind sehr wichtig.

Wenn du etwas im Entwicklungsplan geändert hast und die ersten Maßnahmen stattfanden bzw. umgesetzt wurden, dann suche nach ersten Erfahrungen ebenfalls das Gespräch und kläre, ob die Erwartungen an das neue Verfahren, das neue Hilfsmittel, die Schulung oder neue Struktur erfüllt werden und wie alle damit zurechtkommen.

Grundsätzlich gilt es, sensibel zu entscheiden, ob du das Feedbackgespräch in der Gruppe oder jeweils unter vier Augen stattfinden lässt. Nach einer größeren Herausforderung wie einem Produktlaunch oder nach dem Abschluss eines Projektes bedarf es sicherlich eines Gruppengesprächs – das Team ist als Gruppe angetreten, nun muss das Gemeinschaftsgefühl betont werden. Kritische Herausforderungen für Einzelne solltest du aber immer unter vier Augen besprechen. Menschen brauchen geschützte Räume, um sich zu öffnen. Achte darauf, einzelne Menschen nicht zur Zielscheibe für andere zu machen.

Feedback ist immer und jeder Form sinnvoll und wichtig

Feedback bedeutet nicht zwingendermaßen ein ausführliches Mitarbeitergespräch. Ein „Ich habe gerade dein Telefonat mitbekommen. Ich finde es super, wie verständnisvoll du auf die persönliche Situation des Kunden eingegangen bist.“ ist ebenfalls ein Feedback – ein Feedback, dass dich nichts kostet und das öfter einmal angebracht ist als du jetzt gerade glaubst.

„Regeln“ für ein erfolgreiches Feedbackgespräch

• Gib Feedback und fordere Feedback ein.
• Feedback ist keine Kritik. (Der Ursprung von „Kritik“ im Griechischen bedeutet „Kunst der Beurteilung“).
• Werde konkret. Beziehe dich ausschließlich auf tatsächliche Ereignisse und Beobachtungen. Sprich Ereignisse und bestimmtes Verhalten direkt bzw. sehr zeitnah an.
• Sei respektvoll und werte nicht. Denke an die gewaltfreie Kommunikation (wünschst du dir dazu einen separaten Blogartikel?).
• Nimm Erfolge wahr und würdige diese.
• Vermeide Verallgemeinerungen und sprich in der Ich-Form.
• Sei persönlich, aber wertschätzend.
• Starte und ende positiv und wertschätzend.

Fazit: Feedbackgespräch

Nimm dein Team mit. Rege eine aktive Feedbackkultur in alle Richtungen an und lebe es vor.

Zum Abschluss dieses Artikels möchte ich auf den Beginn zurückkommen und noch einmal auf das Thema „Anerkennung von Leistungen“ eingehen. Ich persönlich bin ein großer Fan von „Belohnungen“, weil diese ein entscheidender Faktor für Motivation sind (aber nicht ausschließlich, das ist wichtig!). Also belohne. Aber Belohnen muss nicht zwingend monetär, d.h. direkt mit Geld ausgedrückt werden. Es gibt verschieden Möglichkeiten, deine Mitarbeitenden zu belohnen. Auch hier gilt: Höre genau hin. Wofür brennen deine Teammitglieder? Welche Hobbies haben sie? Was macht ihren Alltag leichter?

Ein Beispiel: Eventuell steht dir als Führungskraft ein fester, privilegierter Parkplatz zu. Du benötigst diesen vielleicht gar nicht, weil du mit dem Fahrrad unterwegs bist. Und selbst, wenn du diesen Parkplatz selbst nutzen würdest: Gib die Nutzungsrechte dafür rotierend an deine Mitarbeiter*innen ab – z.B. als Belohnung für eine besondere Leistung an den/die Mitarbeiter*in des Monats.

Und nun gebe ich dir eine kleine Aufgabe mit auf den Weg: Werde kreativ. Wofür kannst du dich in deinem Unternehmen einsetzen, das es als Form der Belohnung vergeben wird? Sprich mit der Personalabteilung oder mit deinem Führungsteam darüber.

Probiere verschiedenes es aus und beobachte, wie zum Beispiel ein „perfekt gemacht“, ein einfaches „super“ oder auch ein „gefällt mir, wie du das Problem angegangen bist“ die Stimmung hebt, Vertrauen schafft und vielfach zu dir zurückkommt.

Welche Erfahrungen macht ihr zum Thema Feedback? Habt ihr gute Tipps oder fehlt euch etwas in diesem Artikel? Dann hinterlasst gerne einen Kommentar oder schreibt mir direkt an impulse@claudiabose.de.