Claudia

Wie werde ich zur guten Gastgeberin eines virtuellen Meetings?

Wie gelingen gute virtuelle Meeting? Und was gibt es im Vergleich zu Offline-Meetings zu beachten, damit sie erfolgreich sind? Virtuelle Meetings können zu Beginn ihre Tücken haben. Aber sie werden genauso schnell zur Routine, wie alle anderen Meetings auch. Und sie haben einen großen Vorteil: Wir kommen schneller auf den Punkt, sind zielgerichteter und können das Meeting oft viel früher mit einem klaren Ergebnis beenden.

Sei Gastgeberin statt Anführerin

Stell dir vor, du lädts Freunde und Geschäftspartner*innen zu einer Dinnerparty ein. Wie würdest du vorgehen, worauf würdest du achten, damit alle den Abend genießen und noch lange und gerne davon reden? Vielleicht sogar neue Bekanntschaften machen, von denen sie auch in Zukunft profitieren?

Du würdest dafür sorgen, dass

  1. jede*r weiß, wo und wann die Party stattfindet und dein Zuhause gut auffindbar ist;
  2. jede*r das Motto und den Dresscode kennt und weiß, ob ein Geschenk gewünscht ist oder nicht;
  3. ausreichend Platz vorhanden, der Tisch hübsch gedeckt ist und jede*r weiß, wo er/sie sitzt;
  4. jede*r eine*n Gesprächspartner*in für sich findet;
  5. das Essen warm und „on point“ auf den Tisch kommt und
  6. auf Unverträglichkeiten und bestimmte Essenseinschränkungen geachtet wurde.

Triffst du dich nun mit deinem Team virtuell und es ist für euch noch kein Alltag, dann kannst du diese Punkte sehr gut adaptieren.

Startet mit einem Kick off Videochat

Als erste Voraussetzung für gut funktionierende virtuelle Meetings einigt ihr euch auf das entsprechende Tool, dass ihr für eure Videochats verwenden wollt (oder es wurde von eurem Unternehmen vorgegeben). Dann klärt ihr ab, ob alle Teammitglieder über einen stabilen Internetzugang verfügen und bei allen Ton (Headset) und Bild (Kamera) gut funktionieren.

Schaffe Möglichkeiten, dass Kolleg*innen, die mit den technischen Rahmenbedingungen noch nicht gut vertraut sind, ausreichend Möglichkeiten haben, sich dort hineinzuarbeiten, z.B. in dem ein*e technisch versierte*r Kolleg*in in einem privaten Videochat alle Funktionalitäten erläutert und sie gemeinsam ausprobiert und geübt werden können. Und danach gilt: Sicherheit kommt beim Tun.

Bei einem ersten Kick off Videochat legt ihr für euch als Team die Rahmenbedingungen für virtuelle Meetings fest. In Offline- und in virtuellen Meetings sollten verlässliche Zu- oder Absagen, Pünktlichkeit, ungeteilte Aufmerksamkeit und eine gute Vorbereitung unverhandelbare Selbstverständlichkeiten sein.
Klärt ab, wie ihr Wortmeldungen handhaben wollt (Zoom hat da z.B. sehr gute virtuelle Hilfsmittel). Ich empfehle euch, dass sich alle Teilnehmer*innen grundsätzlich stummschalten und nur Redner*innen ihr Mikro öffnen. Das minimiert Hintergrundgeräusche von Husten, zurechtgerückten Kaffeetassen und Papiergeraschel ungemein, die durch sensible Mikrofone oft noch verstärkt werden.

Klärt in eurem Kick off Videochat eure privaten Rahmenbedingungen. Manchmal macht es keinen Sinn, feste, bereits etablierte Meetingzeiten zu übernehmen, weil das eben gerade die Zeit ist, wo die Kinder zu Hause am aktivsten sind. Dann würde der Zeitraum ihres Mittagsschlafes besser passen.

Einigt euch darauf, welche Software ihr zum Austausch von Informationen, Fragen und Dokumenten nutzen wollt. E-Mail ist oft KEIN geeignetes Tool, weil

  • Informationen und Nachrichten zu einem Thema NICHT vollständig und übersichtlich an einem Ort zur Verfügung stehen;
  • Sachliche Informationen NICHT vom Kundenkontakt getrennt sind;
  • auch NICHT beteiligte Kolleg*innen alles lesen müssen, um die Relevanz oder NICHT-Relevanz für sie zu erkennen und
  • NICHT jede*r, für den/die es wichtig ist, alle relevanten Informationen zum dafür wichtigen Zeitpunkt mitbekommt.

Eine erste Auswahl passender Werkzeuge und noch mehr zum Thema „Führen im Homeoffice“ findet ihr in meinem dazu erstellten Handbuch, dass ihr kostenlos hier anfordern könnt.

Hinterfragt eure Meeting-Kultur

Und nun mein vielleicht wichtigster Tipp: Hinterfragt eure Meeting-Kultur. Und wenn ihr bisher noch keine habt, dann ist jetzt der beste Zeitpunkt, damit zu beginnen. Ganz besonders unsichere Zeiten brauchen Struktur und Sicherheit gebende Routinen. Mit regelmäßigen Teamtreffen könnt ihr diese festen Routinen schaffen. Ich empfehle euch, tägliche, kurze Statusmeetings zu festen Zeiten via Videochat. Ihr blickt gemeinsam auf die von euch genutzten Tools oder Dokumente und geht zusammen folgende Fragen durch:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
=> Ergebnisse / offene Fragen zu meinen Hauptaufgaben gestern?
=> Welche Aufgaben stehen heute an? Welche Unterstützung wird dafür ggf. benötigt?
=> Welche Projekte haben Priorität? Wie setzen wir das um?
=> Wer steht vor neuen (auch privaten) Herausforderungen?
=> Gibt es Neuigkeiten in Bezug auf die Gesamtsituation des Unternehmens?

Jedes Meeting endet mit einer Zusammenfassung und einer Wiederholung aller besprochenen Ergebnisse und Aufgaben. Am besten, du lässt jede*n im Team seine eigene Aufgabe wiederholen. So könnt ihr gegenseitig überprüfen, ob ihr euch richtig verstanden habt und Anforderungen und Termine klar und bewusst sein. Ggf. könnt ihr hier noch einmal schärfen und vermeidet Missverständnisse und Verärgerungen. Besonders wichtige Aufgaben und Ergebnisse sollten in einem kurzen Protokoll zusammengefasst und an einem einheitlichen Ort abgelegt werden. Ein Protokoll ist eine gute Möglichkeit für alle, sich vor dem nächsten Meeting vorzubereiten, offene Punkte aus dem letzten Protokoll können im aktuellen Meeting zu Beginn besprochen werden.

Dann besprecht ihr noch evtl. notwendige Einzel-Telefonate oder Videochats zu speziellen Aufgaben. Damit hat jede*r im Team eine klare Struktur und kennt seine*ihre Prioritäten für den Tag.

Aber ist das ausreichend, um euch als Team zusammenzuhalten, vielleicht sogar zu stärken?
Findet es heraus. Wenn dir das ein besonderes Anliegen ist, dann bespreche es mit deinen Kolleg*innen und überprüfe, ob diese das ebenso oder vielleicht auch ganz anders sehen.

Und wenn ihr in diese Richtung aktiv werden wollt, dann werdet kreativ. Schafft virtuelle Teamevents und bindet alle in die Ideenfindung mit ein. Wie wäre es z.B. mit gemeinsamen Mittagspausen via Video, mehrmals pro Woche? Oder mit einem Team-Online-Feierabendbier, jeden Freitag, 17 Uhr? Oder sammelt zusammen Tipps, Apps, Webseiten für die Kinderbespaßung, Serientipps o.ä. Eurer Kreativität sind da keine Grenzen gesetzt.

Feedbackregeln

Feedback ist ein wertvolles Geschenk, auch am Ende eines jeden Meetings. Fordert es ein und geizt selbst nicht damit. Wenn ihr selbst Feedback geben möchtet, dann fragt vorher nach, ob es gerade – zu dieser Situation und in diesem Moment – gewünscht ist. Wenn nicht, dann respektiert diesen Wunsch.

Achtet darauf, dass ihr zu einem bestimmten Verhalten ein Feedback gebt, eine Bewertung des Menschen als Ganzes hat in einem Feedback nichts zu suchen. Du musst nicht immer alles, was dir auffällt, im Feedback weitergeben. Greife das heraus, was deinem/deiner Gesprächspartner*in konkret helfen würde, um in einer ähnlichen Situation beim nächsten Mal ein bisschen besser agieren zu können. Beziehe dich auf ein Verhalten in einem ganz spezifischen Beispiel, was du so genau wie möglich beschreibst. Sei respektvoll und werte nicht und dann gib einen genauen Tipp für eine aus deiner Sicht zielführenden Verbesserung ab, so konkret wie möglich, schlage Formulierungen, Körperhaltungen usw. vor.

Das gibt deinen Mitarbeiter*innen Sicherheit und Vertrauen. Mehr zu Sicherheit und Vertrauen und damit einer klaren Kommunikation kannst du hier in meinem letzten Blogbeitrag nachlesen.

Überhaupt lohnt es sich, durch meine letzten Blogbeiträge in meinem Dschungelblog zu stöbern, wo es vorrangig um die Zusammenarbeit in virtuellen Teams, Projektmanagement und Führung im allgemeinen geht.

Einzelne Impulse dazu gibt es auch immer auf Instagram und Facebook. Oder ihr besucht mich auf LinkedIn oder XING.

Ich freue mich auch über jeden Kommentar hier unter diesem Beitrag. 🙂

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